Receptionist/administratör på Arbete och integrations enheten, IFO

Vad kul att du är intresserad av oss! Melleruds kommun strävar efter att erbjuda en attraktiv arbetsplats genom att värna om en god arbetsmiljö med hög delaktighet. Vår organisation bygger på öppenhet, ärlighet och integritet. För oss är trygg välfärd för alla generationer och omtanke för varandra två viktiga grundpelare. Vi är den lilla kommunen med de stora möjligheterna, våra verksamheter karaktäriseras av korta beslutsvägar där du som medarbetare verkligen kan göra skillnad med ditt engagemang. Om verksamheten Arbete och integrationsenheten, AI, handlägger ärenden som rör ekonomiskt bistånd, dödsbo, budget- och skuldrådgivning, bostadssociala kontrakt, integration och arbetsmarknadsåtgärder. Enheten tar emot ansökningar, gör utredning, bedömning och tar beslut om eventuellt bistånd. Bistånd kan t ex vara ekonomiskt bistånd eller ett socialt hyreskontrakt. Bistånd i form av bostadssocialt kontrakt är tidsbegränsat och följs upp regelbundet. När det gäller ekonomiskt bistånd upprättas en handlingsplan som regelbundet följs upp och som ska följas av den enskilde för att personen ska vara berättigad till ekonomiskt bistånd. Personer som har svårigheter att komma ut på arbetsmarknaden, kan få praktik och arbete med lönestöd för att på sikt bli självförsörjande. Personer som står långt från arbetsmarknaden, kan få sysselsättningsplats och arbetsträning. Vi arbetar med integrationsfrågor och tar emot kvotflyktingar och anvisade personer från Migrationsverket. När det gäller dödsbohandläggning samt budget- och skuldrådgivning, så handlägger vi genom samverkansavtal samtliga ärenden i de fem Dalslandskommunerna. Vi söker nu en kollega som vill arbeta hos oss som receptionist/administratör, där man arbetar gentemot hela IFO och är anställd under Arbete och integrationsenheten. Vi erbjuder en inkluderande arbetsmiljö och chans att påverka och göra skillnad. Vill du bli en av oss? Arbetsuppgifter I dina arbetsuppgifter ingår att arbeta i vår reception och vara IFO:s ansikte utåt. Du är den första person de flesta av våra kommuninvånare och samverkanspartners möter antingen via besök eller via telefon. Du har hand om socialkontorets mail där anmälningar, domar och andra viktiga dokument inkommer och snabbt ska fördelas vidare för hantering av medarbetare inom IFO samt posthanteringen inom IFO, vilket innebär att ta emot handlingar och ansvara för att dessa kommer till rätt mottagare. Samt implementerar e-ansökan för ek bistånd och att receptionen ska vara behjälplig och drivande i detta. Ditt arbete innebär även andra administrativa arbetsuppgifter av många skilda slag såsom hantering av föreningsbidrag från ansökan till utbetalning, diarieföring, hantering av arbetsorder från uppdragsgivare, ansvara för att upprätta en fungerande logistik vid åtagande av uppdrag, fördelning av intäkter, fakturering av utförda arbeten, kontering och upprätta bokföringsorder, svara på lönefrågor från deltagare, förbereda anställningsavtal och hantera timrapporter i lönesystemet eCompanion från deltagare i arbetsmarknadsåtgärd, vara kollegor inom AI-enheten behjälplig med eCompanion, skriva protokoll och minnesanteckningar vid möten, ta fram och föra statistik och mycket annat. Du kommer att vara navet inom enheten och den person som vi alla vänder oss till med våra frågor. Kvalifikationer Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning och vidareutbildning inom administration, ekonomiadministration eller liknande områden är meriterand. Tidigare erfarenhet av att ha arbetat i reception och med administrativa arbetsuppgifter. Du ska även ha kompetens inom ekonomi och erfarenhet av fakturahantering och att kontera fakturor. Du behöver ha förmågan att ha många bollar i luften samtidigt som du behåller strukturen, lugnet och har ett trevligt bemötande. Du möter i din roll som IFO:s receptionist många olika individer som befinner sig i olika livssituationer och du är såsom receptionist IFO:s ansikte utåt, varför arbetet kräver servicekänsla och förmåga till flexibilitet. I din roll som "nav och spindel i nätet" på enheten krävs en stor portion tålamod och social kompetens, då du ska hantera frågor från kollegor, från deltagare inskrivna i arbetsmarknadsåtgärd och från både interna och externa samverkanspartners. Vi lägga stor vikt vid personlig lämplighet och erfaranhet. Du har obehindrade kunskaper i svenska och god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Varmt välkommen med din ansökan, CV och personliga brev! Övrig information För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Melleruds kommun tillämpar rökfri arbetstid. Urval och intervjuarbete kan komma att ske löpande under ansökningsperioden och vi kan kalla till intervju innan sista ansökningsdatum. Vid behov kan provanställning komma att tillämpas. I Melleruds kommun tillämpas individuell lönesättning, ange därav löneanspråk i din ansökan. För oss är det viktigt att ta vara på mångfalden och bemöta människor med respekt oavsett ålder, kön, religion eller etnisk bakgrund. Som arbetsgivare är vi alltid öppna för att tillvarata nya kompetenser. Varmt välkommen med din ansökan!