Document Control Administrator

Vi söker en strukturerad och engagerad Document Control Administrator till ett omfattande projekt inom energi och koldioxidinfångning. Rollen passar dig som har erfarenhet av dokumentstyrning och vill arbeta i en central administrativ funktion med fokus på kvalitet, struktur och spårbarhet. Om uppdraget Som Document Control Administrator ansvarar du för att projektets tekniska och administrativa dokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och följer fastställda krav, rutiner och dokumentstyrningsprinciper. Du arbetar nära projektets Document Control Lead samt funktioner inom bland annat informationssamordning, teknik, inköp och bygg. Rollen innebär många kontaktytor och kräver att du kan hantera stora dokumentmängder på ett noggrant och strukturerat sätt. Du kommer även att delta i tvärfunktionella möten och bidra till att utveckla och förbättra projektets arbetssätt inom dokumenthantering. Arbetsuppgifter Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till tekniska och icke-tekniska dokument Ansvara för versionshantering och säkerställa att rätt dokumentversioner finns tillgängliga Uppdatera och underhålla dokumentregister, databaser och loggar Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande Samarbeta med funktioner inom teknik, inköp, bygg och övriga delar av projektorganisationen Stödja framtagning och strukturering av rapporter, revisioner och statusuppdateringar Utveckla och implementera projektspecifika rutiner för dokumentkontroll Strukturera och klassificera dokument för att säkerställa tillgänglighet och spårbarhet Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet Ta fram befintlig dokumentation från arkiv vid behov Stödja Document Control Lead i frågor kopplade till teknisk dokumentation Obligatoriska krav Vi söker dig som har: Minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt Mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, metoder och best practice God kännedom om projektdokumentationens krav och beroenden Erfarenhet av EDMS- och CDE-system, exempelvis Aconex eller motsvarande Förståelse för projektstyrningsmetodik och tillhörande verktyg Mycket god systemvana inom dokumenthanteringsverktyg Stark organisatorisk och analytisk förmåga Förmåga att hantera stora dokumentmängder effektivt och strukturerat Mycket god kommunikativ förmåga gentemot både interna och externa intressenter Yrkeshögskoleutbildning eller kandidatexamen inom informationshantering, administration eller liknande område Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift Meriterande Erfarenhet av arbete i större och komplexa projektmiljöer Personliga egenskaper För att lyckas i rollen ser vi att du är: Mycket noggrann och har ett starkt detaljfokus Proaktiv och förbättringsorienterad Strukturerad med god prioriteringsförmåga Analytisk och lösningsorienterad Bekväm med att arbeta under tidspress Anpassningsbar när förutsättningar och prioriteringar förändras Trivs i en dynamisk och snabbföränderlig projektmiljö Viktigt CV:t ska tydligt beskriva hur respektive krav uppfylls och ange relevant erfarenhet. Uppdragsinformation Omfattning: heltid Plats: Stockholm Arbetet sker i nära samarbete med projektorganisationens olika funktioner Om Soros Consulting Soros Consulting arbetar med kvalificerad konsultförmedling inom IT, teknik och verksamhetsutveckling. Vi matchar erfarna specialister med uppdrag där deras kompetens skapar tydliga resultat. Vårt fokus är kvalitet, långsiktighet och att skapa goda förutsättningar både för konsulter och uppdragsgivare genom tydlighet, professionalism och hållbara relationer. Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!